Image

Terug naar de bedoeling: Michelle vertelt

In Utrecht is in september 2015 het bijzondere stageproject Terug naar de Bedoeling gestart. Vier stagiairs helpen dit experiment binnen de gemeente uit te rollen en doen onderzoek. Zij vertellen een voor een over hun ervaringen. Na Frank en Lauren is het nu de beurt aan de derde stagiair: Michelle van Asselt.
Bij het experiment 'Terug naar de Bedoeling' wordt op een aantal afdelingen van de gemeente Utrecht opnieuw gekeken naar de behoeften van werknemers en worden zo nodig regels afgeschaft en opnieuw ingericht. Vier stagiaires van de Universiteit Utrecht helpen het experiment uit te rollen en doen onderzoek naar de voortgang. Drie stagiairs draaien mee op de verschillende afdelingen en stimuleren veranderingen. Een stagiair doet overkoepelend werk en houdt alle ontwikkelingen nauw in de gaten. Elke maand vertelt een van deze stagiairs over zijn of haar ervaringen. Deze keer aan het woord: Michelle van Asselt!

Wie ben jij en waarom besloot je aan dit project mee te doen?
Ik ben Michelle, 21 jaar en studeer Algemene Sociale Wetenschappen. Toen ik dit project zag, vond ik dat het goed aansloot op de kant die ik nu opga met mijn studie, omdat ik ook de minor Bestuurs- en Organisatiewetenschappen heb gedaan. Ik vond veranderingen binnen organisaties ook heel interessant. Mijn studie bevat best wel het onderzoekscomponent, maar bij deze stage kon je dat combineren met het meedraaien op een afdeling en dat leek me heel leuk!

Kun jij uitleggen hoe het experiment in zijn werk gaat?
Het idee is dat stagiairs meedraaien met verschillende teams en dat zij kijken hoe er binnen die teams gewerkt wordt en wat eigenlijk de bedoeling is van dat team. En dan kijk je of de werkwijze nog wel bij die bedoeling aansluit. En eerst stuurden we best wel op regelvrij, maar eigenlijk is dat niet eens de insteek. Het is meer dat mensen bewust worden van waarom ze dingen doen zoals ze doen. 

Hoe ziet een werkdag er voor jou uit?
Ik begin met mijn mail. Ik onderschat wel eens hoeveel tijd dat eigenlijk kost! Verder heb ik meestal wel een overleg. En ik ondersteun Lauren (lees hier) met haar onderzoek naar de groepsaanpak bij team Jongeren. En ik werk zelf aan mijn onderzoek en ondersteun mijn afdeling.

Wat is jouw rol binnen dit project?
Ik zit bij team Kwaliteit van Werk en Inkomen. Dat is best een klein team. Een kwaliteitsanalyst analyseert de kwaliteit van het werk van een bepaald team en kijkt hoe het eventueel beter kan, door bijvoorbeeld onderzoekjes uit te voeren. Ik draai met hen mee en heb bijvoorbeeld ook geholpen met een onderzoek van een collega. Verder ben ik gaan analyseren wat voor werk ze op deze afdeling doen en of er verbeterpuntjes zijn. Aan het begin kwam daar echt veel uit, ook veel praktische dingen. Zo waren de werknemers niet tevreden over hoe zij vergaderzalen konden reserveren. En een ander punt is dat MT-stukken niet openbaar werden gemaakt. Dat wilden ze graag anders zien, omdat zij een overzichtsfunctie hebben dus het is voor hen handig om te zien wat er speelt. Die dingen heb ik toen samen met het team aangepakt en die zijn nu veranderd!

Maar op een gegeven moment kwam er niet zoveel meer uit, het stopte een beetje. De werknemers waren zo op regels gefocust dat het hun denkbeeld juist een beetje belemmerde. Het is sowieso een hele vrije afdeling: ze werken veel thuis, mogen zelf hun werk inrichten. Het is anders dan in de uitvoering: daar bedien je een klant en een klant moet geholpen worden. Ik had het gevoel dat ze bij team Kwaliteit vonden dat er niet zoveel verbeterd meer kon worden. 

Wat heb je toen gedaan?
Ik merkte dat er toch wel een groot punt aan de orde kwam: bij sommige collega's was er onzekerheid over de functie van kwaliteitsanalyst. Ze moeten zichzelf wel neer kunnen zetten: wat doen wij nou en wat is onze meerwaarde? Dus toen zijn we bezig gegaan met een brainstorm om een kernboodschap te formuleren, waarin staat wat de precieze taak van een kwaliteitsanalyst is. Vroeger was die functie meer toetsend, nu is het adviserend en coachend. We zijn nu dus bezig met die beeldvorming. Zo organiseer ik bijvoorbeeld een Dag van de Kwaliteit: 's ochtends een ontbijt met een presentatie van de afdeling over de speerpunten van dit jaar. En in de middag zijn er speeddates om elkaar beter te leren kennen. We hopen te bereiken dat iedereen eenzelfde herkenbare uitstraling heeft. Ook voor het teamgevoel.

Wat houdt jouw onderzoek in?
Ik heb voor mijn onderzoek de invalshoek 'leiderschap' gekozen. Ik heb alle teamleiders geïnterviewd over hun leiderschap in combinatie met het experiment. Dus bijvoorbeeld of ze het gevoel hebben dat ze bewuster leiding zijn gaan geven en of er meer vrijheid is. En tegelijkertijd heb ik een enquête afgenomen onder de werknemers over hoe zij tegen hun teamleider aankeken. Zo kon ik zien of het op elkaar aansloot. Ook in het kader van het experiment: voelen medewerkers zich geremd door de teamleider of is er juist een extra kracht waardoor ze meer durven te experimenteren? Daar zijn verschillende dingen uitgekomen: er zijn veel verschillen tussen de teams. En het was ook eigenlijk mijn doel om dat aan te kunnen tonen. 

Wat wilde je vooraf uit deze stage halen?
Ik wilde sowieso zien hoe zo'n grote organisatie werkt. Ik had nog geen praktijkervaring buiten de universiteit en dit is iets heel anders. En wat ik nu heb geleerd: het is moeilijk om iets te veranderen maar je haalt er des te meer energie uit als het uiteindelijk wel lukt! 

Denk je dat Terug naar de Bedoeling ook nuttig of toepasbaar zou zijn voor andere organisaties?
Zeker. Misschien voor organisaties die juist moeten reorganiseren. Of die aan verandering onderhevig zijn. Ik denk eigenlijk dat het voor elke organisatie belangrijk is. Wel iets meer de publieke organisaties, waarbij de bedoeling niet 'winst maken' is. En achteraf gezien kunnen juist kleinere organisaties hier baat bij kunnen hebben: je kunt dan sneller dingen bereiken voor mijn gevoel. Maar ook hier is het goed hoor! Mensen worden er continu mee geconfronteerd waardoor uiteindelijk die cultuur ook wel zal veranderen. Het kost alleen tijd.

Lees hier de algemene beschrijving van dit project