Image

Young Professionals presenteren over proces en uitkomsten project armoedebestrijding

Van maart t/m juli 2016 werkten tweetalige projectmedewerkers volgens onze Young Professional-formule aan het vergroten van het bereik van de scholierenvergoeding voor Amsterdammers die het minder breed hebben.
De gemeente Amsterdam heeft minimavoorzieningen voor Amsterdammers die het minder breed hebben. Een van deze voorzieningen is de Scholierenvergoeding. Ouders van schoolgaande kinderen hebben recht op deze financiële regeling, wanneer zij onder een bepaald inkomensniveau zitten. Rechthebbenden van de Scholierenvergoeding moeten declaraties indienen om daadwerkelijk de voorziening te krijgen. Niet alle rechthebbenden dienen echter de declaraties in.

Studenten en recent afgestudeerden hebben zich via de Young Professional-formule ingezet om rechthebbenden te herinneren aan de inkomensvoorziening en de vereiste declaratie. Ook onderzochten ze waarom rechthebbenden niet altijd declareren.

Fase 1 - belactie
Aan de hand van drie fasen vertelt een van de projectmedewerkers, Ayse, aan de belangstellenden van de gemeente over het projectproces en de opbrengsten. "In fase 1 belden we klanten die nog een bedrag mochten declareren, waarbij we begonnen bij de mensen die het hele bedrag nog hadden open staan", begint Ayse. Voordat ze met het bellen begonnen, kregen de projectmedewerkers een training van Academie van de Stad over gesprekstechnieken, zodat ze goed voorbereid aan de slag konden. 

"We herinnerden de klanten eraan dat ze nog een declaratie konden doen en brachten bovendien in kaart waarom dit nog niet gedaan was", gaat Ayse verder. Zo kon het zijn dat klanten wel op de hoogte waren van de scholierenvergoeding, maar dat zij vergeten waren te declareren of wilden afwachten tot het laatste moment zodat ze alles in één keer konden uitgeven. Andere redenen waren gebrek aan kennis van de declareerprocedure, moeite hebben met het invullen van het declaratieformulier of gebrek aan zelfredzaamheid. "We probeerden de klanten natuurlijk zo goed mogelijk te helpen om alsnog te declareren als dit nodig was", zegt Ayse.

Fase 2 - klantmanagers bellen
"In fase 2 belden we klantmanagers van klanten die een hoog bedrag open hadden staan, maar niet bereikbaar waren", zegt Ayse. De Young Professionals hebben dit als een heel geschikt alternatief ervaren. "Het contact met de klantmanagers verliep erg soepel, zij gingen vaak ook snel met hun klant aan de slag om de declaratie in orde te maken."

Fase 3 - huisbezoeken
Onbereikbare klanten waarvan ook niet de partner of een klantmanager bereikt kon worden en die een hoog bedrag open hadden staan, werden door de Young Professionals thuis bezocht. Voorafgaand aan de huisbezoeken kregen zij van Academie van de Stad een training waarin zij verschillende scenario's oefenden. "In totaal bezochten we 71 klanten. Het was best een tijdrovende klus, maar had wel een heel hoog resultaat. We kregen ook bijna alleen maar positieve reacties. Vaak hielpen we terplekke met het invullen van de formulieren, die we na het bezoek meteen meenamen", vertelt Ayse hierover.

De acties om klanten te bereiken en ze te herinneren aan de declaratie, hebben hun doel bereikt. Een groot deel van de klanten heeft alsnog declaraties ingediend voor de kosten die ze maakten voor hun schoolgaande kind(eren).

Aanbevelingen
Tot slot komt het projectteam met aanbevelingen voor de gemeente. Uit het onderzoek bleek dat klanten soms moeite hebben met de praktische invulling van het declaratieproces. "Een instructievideo en/of het vertalen van de formulieren in meerdere talen zou kunnen helpen", zegt Ayse. Ook zou volgens hen de lay-out van de enveloppen en brieven aangepast kunnen worden. "Het moet eruit springen: het heeft een positieve inhoud en is niet 'zomaar' een brief van de gemeente." Tot slot: blijf huisbezoeken doen, want die zijn erg succesvol.

Conclusie
De opdrachtgever is erg te spreken over het werk van het projectteam: "Ik vond de samenwerking heel positief, jullie kwamen met creatieve oplossingen en hebben een mooi resultaat neergezet!" Ook Ayse heeft veel aan het project gehad: "Het was gaaf om de vrijheid te krijgen om mee te denken, en om te zien dat die input dan ook daadwerkelijk gebruikt wordt. Bovendien kregen we een kijkje achter de schermen bij de gemeente, heel leuk om mee te maken." 

Lees hier de algemene beschrijving van dit project